Les frais professionnels

Mis à jour le Wednesday, July 28, 2021

En portage salarial, les consultants portés peuvent bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels. On distingue deux types de frais professionnels : les frais refacturables et ceux non facturables.

Gestion des frais professionnels en portage salarial

Les frais refacturables

Les frais professionnels refacturables correspondent à des dépenses qui vous sont nécessaires pour mener à bien votre mission et qu’il est important de négocier avec son client en amont de la prestation. AD’Missions se chargera de facturer les frais directement à votre client puis opérera leurs remboursements.

Exemple de frais refacturables :

  • Frais de transport
  • Frais de repas
  • Frais d’hébergement

Bon à savoir

Pour les frais kilométriques donnant lieux à des indemnités kilométriques (IK), le consultant doit utiliser son véhicule (être mentionné sur la carte grise) et bénéficier d’une extension de son assureur pour ses déplacements professionnels. Le cas échéant, il peut bénéficier de l’assurance proposée par AD’Missions

Ces frais refacturables sont donc facturés au client et sont remboursés au consultant après établissement et transmission d’une note de frais.

Ces frais ne sont pas plafonnés. Leurs remboursements viennent en complément du salaire sans être assujettis aux cotisations sociales, ni à l’IR.

Les frais non refacturables

Comme tout salarié, le consultant agissant en portage salarial a droit à la prise en compte des frais qu’il engage dans le cadre de son activité. Ces frais concernent l’accumulation des petites dépenses courantes de la vie d’un consultant

Exemple de frais non refacturables :

  • Un abonnement de transports en zone urbaine.
  • Les frais habituels de fonctionnement d’un bureau : papeterie, consommables informatiques, affranchissements, abonnements à des revues professionnelles sous forme papier ou dématérialisée.
  • L’achat et l’entretien des outils de travail : ordinateurs et périphériques, smartphone et son abonnement.
  • Frais de location de salles et de bureaux occasionnels

La société de portage salarial pourra déduire ces frais du chiffre d’affaires du consultant (après déduction des frais de gestion) dans le but d’augmenter la restitution globale, qui sera composée en partie d’un salaire, et d’un remboursement de frais non soumis à cotisations ni IR.

Quelles sont les différences entre les frais professionnels ?

Il existe 2 grandes familles de frais professionnels :
– Les frais refacturables au client final
– Les frais non-refacturables

Les frais de mission ou refacturables au client final

Dans ce cas, le client prend en charge les frais. Ces frais devront être initialement prévus dans le contrat de mission que vous aurez signé. Il existe 2 types de frais de mission :

Frais réels

Le remboursement des frais « au réel » consiste à prendre en charge le montant exact des frais engagés au cours de la mission. Il est impératif de fournir des justificatifs qui seront transmis au client au moment de la facturation.. Le remboursement de ces frais se fera lorsque nous aurons reçu le règlement du client.

Frais au forfait

Vous négociez un montant forfaitaire de frais avec votre client. Dans ce cas, nous facturerons l’enveloppe forfaitaire prévue. Aucun justificatif ne sera transmis au client. Cependant, il est impératif de nous fournir une déclaration de frais ainsi que les justificatifs pour être remboursés du montant déclaré. Si la déclaration est inférieure au montant du forfait, le reliquat pourra être remboursé ultérieurement.

Les frais de fonctionnement ou non-refacturables

Ces frais correspondent aux dépenses engagées lors de votre activité de consultant (achat de fournitures, déplacements liés à des rendez-vous de prospection, forfait de téléphone/internet…). Il est important de les provisionner en amont avec votre Conseiller en Ressources Humaines qui se tient à votre disposition pour vous aiguiller sur le fonctionnement.

La gestion de mes frais professionnels

En tant que consultant porté, vous pouvez bénéficier du remboursement de vos frais professionnels, qu’ils soient refacturés à vos clients ou non.

Vous pouvez déclarer tous types de frais professionnels directement sur l’onglet dédié. Pour commencer, il suffit de choisir le type de note de frais, la date, un titre et le client de votre mission (seulement pour les frais de mission). Vous pouvez renseigner autant de frais que nécessaire pour déclarer l’ensemble de mes dépenses.

Solution freelance

Frais professionnels : fonctionnement & prérequis

Les frais professionnels remboursés sont issus directement de votre compte d’activité (votre disponible consultant) après déduction des frais de gestion. Il est nécessaire de justifier ces frais (exception faite pour les forfaits URSSAF dans la limite des plafonds déterminés par l’ACOSS). Dans tous les cas, vous devrez établir une note de frais exhaustive pour permettre la prise en compte et le remboursement de ces frais et la transmettre à votre société de portage.

Une bonne gestion des frais professionnels constitue une possibilité d’augmenter sa restitution. En effet, si ces derniers ont été négociés auprès de votre client, ils s’ajouteront à votre TJM. S’ils n’ont pas été négociés, donc non refacturables, leurs prises en compte permettra de diminuer l’enveloppe soumise à cotisations sociales et à l’IR.

Cas particulier sur les frais professionnels en portage salarial

Matériel informatique

Pour tout achat de matériel numérique (type ordinateur, smartphone, tablette, …), si le montant total dépasse 500 euros HT, vous devez :

  • être en CDI de portage au moment de mon achat pour avoir la possibilité d’amortir mon bien
  • disposer d’une facture au nom de ma société de portage pour bénéficier du remboursement.
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