Les outils pour bien gérer son temps

Une bonne gestion du temps est essentielle au travail, mais également sur le plan personnel. Trop souvent, on se retrouve en proie au stress parce qu’on ne parvient pas à tenir son planning, on fait face à trop d’imprévus et l’on se retrouve à devoir gérer des situations qui empiètent sur d’autres tâches. Si tel est votre cas, vous devez prendre des mesures et utiliser les meilleurs outils pour vous en sortir.

Quel est l’intérêt de mieux gérer son temps ?

Avec la transition digitale, tout va de plus en plus. Perdre la moindre minute peut avoir un important impact sur l’ensemble de la journée, il importe donc de gérer son temps dans les meilleures conditions pour demeurer serein. S’il est votre droit de vous déconnecter pendant les vacances et d’oublier les horaires, le monde professionnel est une tout autre histoire.

Mieux organiser vos journées au travail, c’est avoir l’assurance de vous libérer d’un stress de plus en plus pesant sur nos sociétés contemporaines. Vous réduisez votre charge mentale, en plus d’améliorer votre productivité en structurant votre charge, en disposant d’une parfaite visibilité sur vos missions. Enfin, bien sûr, c’est l’opportunité de bénéficier d’un peu de temps libre une fois que vous avez réalisé toutes vos tâches.

Quels sont les principes d’une meilleure gestion de vos journées ?

Avant même de parler d’outils, un certain nombre d’éléments doivent être pris en compte pour mieux gérer son temps :

• Objectifs et priorités : vous devez être en mesure de vous définir des objectifs clairs et atteignables, et de les prioriser en fonction de leur degré d’importance et d’urgence.
• Organisation : inutile de vous adonner à plusieurs tâches différentes en même temps, dans un environnement fouillis. La première chose à faire est d’organiser votre espace de travail pour qu’il soit aussi clair que vos idées.
• Concentration : gage de productivité, la concentration est indispensable pour finir vos missions. Cela va de pair avec le bannissement de la procrastination.
• Prise de décision : vous devez être en mesure de refuser certains projets ou certaines tâches. Déléguer est une autre option.
• Repos : on n’est pas productif lorsque l’on est fatigué. Vous devez penser à prendre des pauses pour rester efficace au travail.

Quels outils utiliser pour y parvenir ?

On retiendra trois outils pour bien gérer son temps : l’agenda, les outils de prise de notes, et votre boîte mail.

L’agenda est sans doute l’un des outils les plus importants, puisqu’il vous permet de répartir vos tâches d’un mois à l’autre. Il vous offre une visibilité sur ce que vous avez déjà accompli et sur ce qu’il vous reste à faire.

Votre boîte mail ne doit quant à elle pas uniquement être une boîte de réception. Vous devez créer des dossiers de tri, par client, par tâche, ou au plus simple avec des dossiers d’archives, une poubelle et un dossier de messages à traiter. Enfin, un outil de prise de notes doit vous aider à répertorier toutes vos idées, toutes les informations essentielles à réaliser vos tâches, et relever les points importants de vos réunions pour ne pas les oublier.