Conformité RGPD

Pour le groupe admissions la protection des données, qu’elles soient personnelles ou non, a toujours été au cœur des préoccupations et décisions des différents départements du groupe.

admissions garantit le traitement des données dans les termes suivants :

I. Règles générales

admissions traite les données strictement et exclusivement dans le cadre de la relation contractuelle avec l’Utilisateur et conformément aux instructions documentées par l’Utilisateur (la « finalité autorisée »), sauf disposition contraire du règlementaires de l'Union européenne ("UE") et du droit français applicable.

Si une instruction donnée par l’Utilisateur ou un employé enfreint la loi applicable sur la protection des données ou toute autre loi sur la protection des données ou la vie privée de tout État membre de l'UE, admissions en informera immédiatement l’Utilisateur et fournira l’ensemble des détails sur une telle violation (ou violation potentielle).

admissions ne traite ni ne transfère les Données (ni n'autorise le transfert des Données) en dehors de l'Espace Economique Européen (« EEE ») sauf si (i) elle a d'abord obtenu le consentement écrit préalable de l’Utilisateur ; et (ii) prend les mesures nécessaires pour garantir que le transfert est conforme à la loi applicable sur la protection des données. Ces mesures peuvent inclure (sans que cette liste soit exhaustive) le transfert des données à un destinataire dans un pays dont la Commission européenne a décidé qu'il offre une protection adéquate des données personnelles, à un destinataire qui a obtenu une autorisation ou un agrément certifiant la conformité des règles et du processus qu’il a adoptés au regard de la loi applicable sur la protection des données. Le destinataire de ces données doit apporter la preuve de l’agrément ou de l’approbation de la conformité de ses règles et processus aux règlements européens ou, dans des cas exceptionnels, en se fondant sur les dérogations prévues par la loi applicable sur la protection des données.

À la demande de l’Utilisateur, en cas de transfert ou traitement de données en dehors de l'EEE ou d'un pays de l’UE, admissions garantit une protection absolue des données personnelles, à cet égard tout sous-traitants de admissions conclue un accord sur les termes des clauses contractuelles types adoptées ou approuvées par la Commission européenne et un tel accord inclura des obligations de sécurité imposées au destinataire des données qui sont au moins équivalentes à celles convenues avec l’Utilisateur ou les règles imposées par le RGPD, ou d'autres obligations contractuelles demandées par l’Utilisateur pour lui permettre à l’Utilisateur de se conformer à la loi applicable sur la protection des données.

Confidentialité du traitement : admissions s'assure que toute personne qu'elle autorise à traiter les Données (y compris, mais sans s'y limiter, le personnel, les agents et les sous-traitants de admissions) (« Personne autorisée ») sera soumise à un devoir strict de la confidentialité (qu'il s'agisse d'une obligation contractuelle ou légale ou autre), et ne permettra à aucune personne de traiter les Données à moins que cette personne ne soit soumise à une telle obligation de confidentialité. admissions veillera à ce que toutes les personnes autorisées ne traitent les données que dans la mesure où ce traitement nécessaire à la finalité autorisée.

En tout état de cause, admissions ne sous-traite aucun traitement des Données à un sous-traitant tiers (y compris, mais sans s'y limiter, tout consultant, agent ou conseiller professionnel) sans le consentement écrit préalable de l’Utilisateur.

Processus de sécurité

Sécurité : admissions met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données contre (i) la destruction accidentelle ou illégale, (ii) la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, et (iii) toute autre violation de la sécurité (( i), (ii) et (iii) ensemble, un « incident de sécurité »). Ces mesures comprennent, a minima :

1. la pseudonymisation et le cryptage des données personnelles ;
2. la capacité d'assurer en permanence la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement ;
3. la capacité de restaurer la disponibilité et l'accès aux données personnelles en temps opportun en cas d'incident physique ou technique ;
4. un processus pour tester, évaluer et évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité du traitement.

Analyse d'impact sur la protection des données : Si l’Utilisateur décide de mener une analyse d'impact sur la protection des données, que ce soit sur une base obligatoire ou volontaire, admissions fournit à l’Utilisateur toute l'assistance raisonnable et en temps opportun dont l’Utilisateur peut avoir besoin pour mener une analyse d'impact sur la protection des données en relation avec les données et, si nécessaire, consulter son autorité de protection des données compétente.

En plus de ce qui précède, si admissions croit ou prend conscience que son traitement des données est susceptible d'entraîner un risque même minime (tel que défini dans la loi applicable sur la protection des données, les directives réglementaires pertinentes et la jurisprudence) en ce qui concerne les données protection des droits et libertés des personnes concernées, il en informe immédiatement l’Utilisateur et s’engage à prendre toutes mesures nécessaires pour y remédier.

Incidents de sécurité : Dès qu'il prend connaissance d'un incident de sécurité ou d'un incident de sécurité suspecté, admissions informe l’Utilisateur de l'incident de sécurité (suspecté) dans les 48 heures sans retard excessif via, au minimum, un e-mail qui contiendra au minimum les informations suivantes :

1. une description raisonnablement détaillée de la nature de l'Incident de sécurité, y compris – sans que cette liste soit exhaustive :
   • les catégories et le nombre approximatif (y compris le nombre approximatif minimum et maximum) de Personnes concernées ;
   • les catégories et le nombre (y compris les nombre minimum et maximum) d'enregistrements de données concernés.
2. le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données de admissions et / ou autre(s) représentant(s) qui peuvent fournir des informations supplémentaires sur l'incident de sécurité ;
3. quand l'incident de sécurité s'est produit (date ou période) ;
4. le type de données personnelles affectées par l'incident de sécurité, par ex. et sans que cette liste soit exhaustive : nom, coordonnées, numéros de téléphone, etc. ainsi que si des Données Personnelles sensibles sont concernées et si oui lesquelles ;
5. Si les données personnelles concernées ont été cryptées, hachées ou rendues incompréhensibles, inaccessibles ou inintelligibles pour des personnes non autorisées et comment cela s'est passé ;
6. la cause (présumée) de l'incident de sécurité ;
7. les conséquences probables de l'incident de sécurité ;
8. les mesures prises et proposées à prendre par admissions et ses sous-traitants pour atténuer les conséquences de l'Incident de Sécurité ;
9. toute information complémentaire pouvant être demandée par le Utilisateur.

Si admissions n'est pas en mesure de fournir immédiatement toutes les informations susmentionnées en même temps, il fournira autant d'informations que possible dès qu'il aura connaissance de l'incident de sécurité et fournira les informations supplémentaires nécessaires.

En outre, admissions fournira également, à la première demande de l’Utilisateur, immédiatement toutes les informations supplémentaires et la coopération que l’Utilisateur peut exiger, y compris pour que l’Utilisateur remplisse ses obligations de signalement de violation de données en vertu de (et conformément aux délais requis) par Loi applicable sur la protection des données. admissions prend en outre toutes les mesures et actions nécessaires pour remédier ou atténuer les effets de l'incident de sécurité (suspecté) et tient l’Utilisateur au courant de tous les développements en relation avec l'incident de sécurité (suspecté).

admissions documentera de manière appropriée tout incident de sécurité et ne publiera / ne publiera aucun dépôt, communication, avis, communiqué de presse ou rapport concernant un incident de sécurité sans l'approbation écrite préalable de l’Utilisateur, sauf si admissions est tenu de le faire conformément à la loi applicable. Dans ce dernier cas, admissions fournira à l’Utilisateur le plus tôt possible tout élément permettant à l’Utilisateur la possibilité de s'opposer / de commenter une telle divulgation.

Suppression ou retour de données : à la résiliation ou à l'expiration de la relation contractuelle, admissions (au choix de l’Utilisateur) détruit ou restitue à l’Utilisateur toutes les données (y compris toutes les copies des données) en sa possession ou sous son contrôle (y compris les Données sous-traitées à un tiers pour traitement).

Garanties de conformité en cas de transfert de données

admissions garantit le respect absolu des règles suivantes en cas de transfert de données.

Un transfert vers un pays tiers ou vers une organisation internationale de données personnelles qui sont ou sont destinées à être traitées après ce transfert ne peut avoir lieu que si les conditions définies ci-dessous sont respectées. Toutes les dispositions sont appliquées de manière à ce que le niveau de protection des personnes physiques garanti par le règlement ne soit pas compromis.

Un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou vers une organisation internationale peut avoir lieu lorsque la Commission a constaté par décision que le pays tiers, un territoire ou l'organisation internationale en question assure un niveau de protection adéquat, tel que :

1. l'état de droit, le respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales, la législation pertinente, à la fois générale et sectorielle, y compris en ce qui concerne la sécurité publique, la défense, la sécurité nationale et le droit pénal ainsi que l'accès des autorités publiques aux données à caractère personnel, ainsi que comme la mise en œuvre de ladite législation, des règles de protection des données, des règles professionnelles et des mesures de sécurité, y compris les règles relatives au transfert ultérieur de données à caractère personnel vers un autre pays tiers ou vers une autre organisation internationale qui sont respectées dans le pays tiers ou par l'organisation internationale en question, cas la loi, ainsi que les droits effectifs et opposables dont jouissent les personnes concernées et les recours administratifs et judiciaires qui peuvent effectivement être intentés par les personnes concernées dont les données personnelles sont transférées ;
2. l'existence et le fonctionnement efficace d'une ou plusieurs autorités de contrôle indépendantes dans le pays tiers, ou à laquelle une organisation internationale est soumise, chargées de garantir le respect des règles de protection des données et de les faire appliquer, y compris par des pouvoirs appropriés pour la demande desdites règles, d'assister et de conseiller les personnes concernées dans l'exercice de leurs droits et de coopérer avec les autorités de contrôle des États membres ; et
3. les engagements internationaux souscrits par le pays tiers ou l'organisation internationale en question, ou d'autres obligations découlant de conventions ou d'instruments juridiquement contraignants ainsi que de sa participation à des systèmes multilatéraux ou régionaux, notamment en ce qui concerne la protection des données à caractère personnel.

En l'absence de décision de la Commission (au titre de l'article 45), paragraphe 3, le transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou vers une organisation internationale ne peut être effectué qu'en application des garanties appropriées et à condition que les personnes concernées aient des droits opposables et des recours juridiques efficaces.

Les garanties appropriées visées peuvent être fournies, sans que cela nécessite une autorisation spécifique d'une autorité de contrôle, par :

1. un instrument juridiquement contraignant et exécutoire entre les autorités ou organismes publics ;
2. des règles impératives conformément à l'article 47 du règlement européen ;
3. les clauses types de protection des données adoptées par la Commission conformément à la procédure d'examen visée à l'article 93, paragraphe 2, du règlement européen ;
4. des clauses types de protection des données adoptées par une autorité de contrôle et approuvées par la Commission conformément à la procédure d'examen visée à l'article 93, paragraphe 2, du règlement européen ;
5. un code de conduite approuvé conformément à l'article 40 du règlement européen ; ou
6. un mécanisme de certification approuvé conformément à l'article 42 du règlement européen.

Engagement sur des règles impératives

admissions ne transfère pas de données à une société tierce, cependant en cas de transfert admissions s'engage à respecter strictement les dispositions imposées par l’autorité de contrôle comme suit :

L'autorité de contrôle compétente approuvera les règles impératives conformément au mécanisme de contrôle de cohérence prévu à l'article 63 du règlement européen, à condition que :

1. ces règles sont juridiquement contraignantes et sont appliquées par toutes les entités concernées ;
2. ils confèrent expressément aux personnes concernées des droits opposables concernant le traitement de leurs données personnelles ;
3. ils satisfont aux exigences de la réglementation.

Les règles impératives auxquelles il est fait référence précisent au moins :

1. la structure et les coordonnées du groupe de sociétés exerçant une activité économique commune et de chacune de leurs entités ;
2. les transferts ou tous les transferts de données, y compris les catégories de données à caractère personnel, le type de traitement et ses finalités, le type de personnes concernées et le nom du ou des pays tiers en question ;
3. leur caractère juridiquement contraignant, tant interne qu'externe ;
4. l'application des principes généraux relatifs à la protection des données, en particulier la limitation de la finalité, la minimisation des données, la limitation des délais de conservation des données, la qualité des données, la protection des données dès la conception et la protection des données par défaut, la base juridique du traitement, le traitement de catégories spéciales de données à caractère personnel, les mesures visant à garantir la sécurité des données, ainsi que les exigences relatives aux transferts ultérieurs à des entités non liées par des règles impératives ;
5. les droits des personnes concernées à l'égard du traitement et les moyens d'exercer ces droits, y compris le droit de ne pas être soumis à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, conformément à l'article 22 du règlement européen, le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente et devant les juridictions compétentes des États membres conformément à l'article 79 du règlement européen et d'obtenir une indemnisation et, le cas échéant, une indemnisation pour violation de règles impératives ;
6. acceptation (par l'entreprise) établie sur le territoire d'un État membre, de la prise en charge de toute violation de règles impératives par toute entité concernée non établie dans l'Union Européenne ;
7. les modalités d'information sur les règles impératives, notamment en ce qui concerne les éléments mentionnés, aux personnes concernées, en plus des informations visées aux articles 13 et 14 du règlement ;
8. les tâches de tout délégué à la protection des données, désigné conformément à l'article 37, ou de toute autre personne ou entité chargée de contrôler le respect des règles impératives au sein du groupe de sociétés ou du groupe de sociétés exerçant une activité économique commune, ainsi que comme suivi de la formation et traitement des plaintes ;
9. procédures de plaintes ;
10. les mécanismes mis en place au sein du groupe de sociétés exerçant une activité économique commune pour garantir le contrôle du respect des règles impératives. Ces mécanismes prévoient des audits de protection des données et des méthodes garantissant que des mesures correctives seront prises pour protéger les droits de la personne concernée. Les résultats de ce contrôle devraient être communiqués à la personne ou à l'entité visée au point h) et au conseil d'administration de l'entreprise qui exerce le contrôle sur le groupe d'entreprises ou sur le groupe d'entreprises exerçant une activité économique commune, et devrait être mis à la disposition de l'autorité de contrôle compétente sur demande ;
11. les mécanismes mis en place pour communiquer et enregistrer les modifications apportées aux règles et pour communiquer ces modifications à l'autorité de contrôle ;
12. le mécanisme de coopération avec l'autorité de contrôle mis en place pour assurer le respect des règles par toutes les entités du groupe d'entreprises, exerçant une activité économique commune, notamment en mettant à disposition de l'autorité de contrôle les résultats les contrôles des mesures visées au point j) ;
13. les mécanismes mis en place au sein du groupe de sociétés, exerçant une activité économique commune pour garantir le contrôle du respect des règles impératives. Ces mécanismes prévoient des audits de protection des données et des méthodes garantissant que des mesures correctives seront prises pour protéger les droits de la personne concernée. Les résultats de ce contrôle doivent être communiqués à la personne ou à l'entité responsable du contrôle et au conseil d'administration de l'entreprise exerçant le contrôle sur le groupe de sociétés exerçant une activité économique conjointe et devrait être mis à la disposition de l’autorité de contrôle compétente sur demande ;
14. les mécanismes mis en place pour communiquer et enregistrer les modifications apportées aux règles et pour communiquer ces modifications à l'autorité de contrôle ;
15. le mécanisme de coopération avec l'autorité de contrôle mis en place pour assurer le respect des règles par toutes les entités du groupe d'entreprises, ou groupe d'entreprises exerçant une activité économique commune, notamment en mettant à disposition de l'autorité de contrôle les résultats des contrôles sur les mesures mises en œuvre ;
16. les mécanismes de communication à l'autorité de contrôle compétente de toutes les obligations légales auxquelles est soumise dans un pays tiers une entité du groupe de sociétés, ou du groupe de sociétés exerçant une activité économique commune, qui sont soumises à '' avoir un effet négatif significatif sur les garanties fournies par des règles impératives ;

Gouvernance : En vertu du règlement, les données personnelles seront traitées selon six principes : licéité, équité et transparence, limitation du traitement aux fins de la relation contractuelle, minimisation des données, exactitude, limitation du stockage, intégrité et confidentialité.

Celles-ci sont étayées par le principe de responsabilité. admissions conservera des registres afin de démontrer son processus de conformité. L'audit examinera dans quelle mesure la responsabilité en matière de protection des données, la responsabilité, les politiques et procédures, les contrôles de mesure de la performance et les mécanismes de rapport sont en place et fonctionnent tout au long du processus applicable.

II- Politique relative aux cookies

Lors de votre première connexion sur le site web de admissions, vous êtes avertis par un bandeau en bas de votre écran que des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dénommés « cookies ». Notre politique d’utilisation des cookies vous permet de mieux comprendre les dispositions que nous mettons en œuvre en matière de navigation sur notre site web. Elle vous informe notamment sur l’ensemble des cookies présents sur notre site web, leur finalité (partie I.) et vous donne la marche à suivre pour les paramétrer (partie II.)

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o Twitter, dont vous trouverez les options dédiées au contrôle ou à la restriction de l’utilisation des cookies ainsi que la politique d’utilisation des cookies : https://support.twitter.com/articles/20170518#

o YouTube, dont vous trouverez l’aide nécessaire pour supprimer les cookies à partir du navigateur Google Chrome en cliquant sur le lien suivant : https://support.google.com/youtube/answer/32050?hl=fr mais également la politique complète en matière de cookies à partir du lien suivant : https://www.google.fr/intl/fr/policies/technologies/cookies/

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