Pour un entrepreneur indépendant, le freelancing signifie avant tout la liberté de choisir son emploi du temps, ses missions et ses clients. Mais cette vie de rêve peut rapidement tourner au cauchemar sans une organisation efficace. Tâches administratives et deadlines à respecter sont autant de sources de stress et de surmenage. Les conséquences sur le moral se font vite ressentir et le travailleur autonome finit par entrer dans une spirale infernale qui peut avoir un effet désastreux sur son activité. Comment gagner de la sérénité dans l’exercice de son métier ? Il existe des solutions pour éviter les situations difficiles et elles passent toutes par une bonne méthode de travail.
Une méthode de travail est un ensemble d’actions qui permettent de réaliser un objectif. Pour le freelance, il s’agit de savoir organiser son temps et de se donner un cadre dans lequel il pourra exécuter ses missions dans les meilleures conditions. La mise en place de procédures facilite la marche à suivre et de gagner du temps. La planification des tâches à mener au quotidien est indispensable au développement de l’activité du travailleur indépendant. Elle permet d’améliorer la performance, la productivité et le rendement tout en laissant un espace pour concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Disposer d’un véritable environnement de travail influence de manière notable la productivité et c’est la raison pour laquelle les espaces de coworking ont autant de succès. Travailler sur un bureau plutôt que dans un lit, sur une chaise plutôt que dans le canapé, permet de se mettre dans une ambiance propice à la concentration. L’idéal est de créer un espace uniquement réservé à l’activité professionnelle et séparé du reste de la pièce ou du logement par une cloison ou un rideau.
Une fois le lieu de travail défini, il ne faut pas oublier de l’optimiser pour éviter d’être distrait. Un environnement propre et ordonné est la clé pour être efficace :
Toutes les tâches n’ont pas la même importance ni le même niveau d’urgence et ce n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Il est donc indispensable de les organiser par ordre de priorité. Plusieurs astuces permettent de mieux gérer son temps :
La technique du Pomodoro est une technique de gestion du temps particulièrement appréciée par les freelances. Développée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo, elle consiste à se concentrer sur une tâche pendant 25 minutes, à la manière d’un sprint, et d’enchaîner sur une courte pause de 5 à 10 minutes. Travailler avec une contrainte de durée permet de gagner du temps tout au long de la journée. La technique du Pomodoro peut être adaptée aux missions plus longues en réglant le minuteur sur 60 ou 90 minutes, par exemple. Elle peut être associée à un traqueur de temps comme Toggl pour suivre la durée consacrée à chaque mission ou à chaque client.
La loi de Pareto se base sur le principe que 20 % des actions menées entraînent 80 % des conséquences et donc qu’un nombre restreint de causes produit la majorité des résultats. Ce principe de probabilité peut être facilement adapté aux méthodes de travail pour améliorer sa productivité. Il est intéressant d’identifier et d’éliminer les activités, missions ou clients chronophages, qui prennent 80 % du temps pour un résultat minime, afin de se concentrer sur les 20 % des tâches qui constituent 80 % de son chiffre d’affaires.
La procrastination est la tendance à repousser à plus tard les tâches jugées inintéressantes ou compliquées. Remettre les choses au lendemain met en péril le respect des deadlines. À force de procrastiner, le moral du freelance est mis à rude épreuve, car il ne parvient pas à tenir les délais, il réalise une prestation de piètre qualité et sacrifie son temps libre ou son sommeil pour faire face à l’urgence de la situation. L’enchaînement des nuits blanches et du travail bâclé forment rapidement un cercle vicieux qui peut avoir des conséquences dramatiques sur la bonne santé physique et mentale du travailleur indépendant.
L’attention n’est pas constante au fil de la journée. L’une des erreurs les plus fréquentes du freelance est de ne pas écouter son rythme biologique pour planifier ses missions. Certains moments de la journée ou de la semaine plus propices au travail. Les repérer est un bon moyen de gagner en efficacité au quotidien. Les actions complexes, qui demandent un gros investissement intellectuel, sont réservées aux périodes de forte concentration, alors que les tâches plus légères ou secondaires peuvent être réalisées pendant les intervalles creux.
La dispersion est l’ennemie de la productivité. Pour le freelance, être multitâche est loin d’être une qualité, car ce fonctionnement pousse le cerveau à se déconcentrer en permanence. Lorsqu’une personne réalise plusieurs tâches simultanément, chaque changement d’objectif entraîne un temps d’adaptation pour retrouver le fil de sa mission. Le secret pour être efficace dans son travail est de faire une seule chose à la fois. Pour éviter de s’éparpiller, il faut vite revoir ses priorités :
Les indépendants ont souvent tendance à s’enfermer et d’enchaîner les heures dans s’accorder d’espace de respiration. Ils risquent le surmenage. Paradoxalement, faire des pauses à intervalle régulier est une solution pour gagner du temps. Il est parfois compliqué de rester focalisé sur une tâche pendant une longue période. Pour être productif, il faut être en mesure de s’aérer l’esprit :
Emma est assistante virtuelle freelance. Après avoir lancé sa micro entreprise il y a six mois, les clients et les missions se sont enchaînés. Elle se rend compte qu’elle passe beaucoup de temps sur son ordinateur sans pour autant être efficace. Après avoir analysé la situation, elle décide de revoir sa méthode de travail :
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