Le portage salarial se distingue par sa grande souplesse dans la gestion des frais professionnels. Là où le statut de micro-entrepreneur ne permet aucun remboursement de charges, les consultants portés peuvent, eux, faire prendre en compte un large éventail de dépenses liées à leur activité : transport, repas, hébergement, fournitures.
Parmi les frais éligibles figurent l’indemnité kilométrique et les dépenses de transport. Si les déplacements professionnels peuvent être remboursés, la question se pose : l’achat d’un vélo électrique peut-il, lui aussi, être pris en charge, s’il sert exclusivement à des déplacements professionnels ?
C’est la question que nous allons nous poser dans cet article.
Le système de remboursement des frais en portage salarial repose sur une distinction claire entre deux catégories. D’un côté, les frais de mission correspondent aux dépenses directement liées à une prestation spécifique pour un client. Déplacements, restauration, hébergement ou achats indispensables à la réalisation de la mission entrent dans cette catégorie. L’avantage ? Ces frais peuvent être facturés directement au client après discussion et estimation préalable, puis intégrés à la facture accompagnée des justificatifs nécessaires. De l’autre côté existent les frais de fonctionnement.
Moins visibles mais tout aussi réels, ils englobent les dépenses courantes comme l’abonnement internet, le téléphone, les fournitures de bureau ou encore la documentation professionnelle. Impossible de les facturer aux clients, mais ils peuvent être déduits de vos honoraires une fois que la société de portage a prélevé ses frais de gestion. Cette déduction présente un avantage fiscal non négligeable puisqu’elle vous exempte de charges sociales sur les montants concernés.
Il est impossible de déclarer l’achat d’un vélo électrique en frais professionnel. En effet, même si celui-ci est nécessaire à vos déplacements professionnels, il ne rentre pas dans la catégorie des frais professionnels éligibles au remboursement en portage salarial. En effet, le vélo électrique n’est pas considéré comme un outil indispensable à la réalisation de mission. Il s’agit d’un moyen de transport alternatif et non d’un équipement professionnel.
Toutefois, si vous souhaitez acheter un vélo électrique tout en minimisant vos dépenses personnelles, sachez qu’il existe des solutions.
Afin de favoriser la mobilité douce, l’Etat a mis en place de nombreuses aides pour vous aider à acheter un vélo à assistance électrique.
Depuis le 15 février 2025 et la suppression du bonus écologique national et de la prime à la conversion pour les vélos à assistance électrique (VAE), ce sont désormais les collectivités locales qui fournissent les aides à l’achat d’un vélo électrique. Le montant de ces aides varie en fonction de votre lieu de résidence. Toutefois, pour en bénéficier, les conditions sont toujours les mêmes.
La prime énergie est une aide financière versée dans le cadre des Certificats d’Économies d’Énergie (CEE) pour encourager les Français à adopter des solutions plus écologiques. Si vous souhaitez acheter un vélo à assistance électrique neuf, vous bénéficiez d’un remboursement direct de 60 euros si vos revenus sont modestes (jusqu’à 16 300 euros par an pour une personne seule) ou de 30 euros pour les autres ménages. Le montant est plafonné à 20 % du prix d’achat.
Pour en bénéficier, vous devez remplir certaines conditions :
La demande se fait en ligne sur primesenergie.fr après votre achat.
L’achat du vélo électrique ne représente que le point de départ. L’entretien régulier, les réparations éventuelles et les équipements de sécurité constituent des postes de dépenses à anticiper. La bonne nouvelle, c’est que ces frais peuvent également être pris en charge dans le cadre de vos notes de frais professionnelles, à condition qu’ils restent cohérents avec l’usage professionnel du vélo. Un casque de qualité, un antivol robuste, des lumières performantes, un gilet réfléchissant : ces accessoires sont autant d’investissements légitimes pour votre sécurité.
De même, les révisions périodiques chez un vélociste, le remplacement de pièces d’usure comme les plaquettes de frein ou la chaîne, ou encore la réparation d’une crevaison entrent dans cette catégorie. Conservez systématiquement les factures de ces interventions pour les intégrer à vos notes de frais.
La question de l’assurance mérite également réflexion. Un vélo électrique représente une valeur non négligeable, et les risques de vol restent malheureusement élevés en milieu urbain. Renseignez-vous sur les garanties couvrant le vol, les dommages accidentels ou la responsabilité civile, particulièrement si vous effectuez des trajets fréquents ou de longue distance. Certaines sociétés de portage proposent des assurances professionnelles élargies incluant ce type de matériel.
L’achat d’un vélo électrique est un investissement cohérent qui allie responsabilité environnementale et amélioration de votre qualité de vie. S’il n’est pas possible de faire passer votre achat en frais professionnels. Il existe des dispositifs pour acheter un vélo électrique et diminuer vos dépenses.
Entre gain de temps dans vos déplacements et valorisation de votre image professionnelle, le vélo électrique s’impose comme une solution d’avenir pour les consultants portés soucieux d’optimiser leur activité tout en restant cohérents avec les enjeux environnementaux.
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