En portage salarial, les déplacements liés aux missions représentent souvent une part non négligeable des dépenses du consultant. Trajets quotidiens, missions éloignées du domicile, hébergement temporaire ou usage du véhicule personnel : ces situations soulèvent quelques questions sur les modalités de remboursement. En effet, contrairement au salariat classique, la prise en charge des frais de mobilité repose sur des règles spécifiques, tout comme le reste des frais professionnels en portage salarial.
Une bonne compréhension de ce cadre est indispensable pour sécuriser ses remboursements et optimiser sa rémunération nette. Alors découvrons ensemble comment fonctionne les frais de mobilité en portage salarial.
Les frais de mobilité regroupent l’ensemble des dépenses liées à vos déplacements professionnels et aux changements de domicile imposés par votre activité. On les classe généralement dans la catégorie des frais professionnels déductibles, ce qui signifie qu’ils peuvent être exclus de votre base imposable sous certaines conditions.
L’idée de base est simple : si vous devez engager des dépenses pour exercer votre activité, il est normal que ces sommes ne soient pas considérées comme du revenu. Dans le cadre du portage salarial, ces frais se divisent en deux grandes familles.
D’un côté, vous avez tout ce qui concerne les déplacements ponctuels : trajets vers vos clients, utilisation de votre véhicule personnel, péages, stationnement et transports en commun. De l’autre, les frais liés à un changement de domicile rendu nécessaire par votre activité professionnelle, qu’on appelle aussi frais de déménagement et d’aménagement.
Quand vous utilisez votre propre véhicule pour vous rendre chez un client ou assister à une réunion, vous engagez des frais qui ne devraient pas peser sur votre budget personnel. C’est là qu’interviennent les indemnités kilométriques. Le principe est assez logique : votre société de portage peut vous rembourser les kilomètres parcourus dans un cadre strictement professionnel, selon un barème établi par l’administration fiscale.
Attention toutefois, ce remboursement n’est pas automatique et répond à des règles précises. Déjà, le véhicule doit vous appartenir ou être au nom de votre conjoint. Si c’est le cas du conjoint, vous devrez fournir une copie du livret de famille ou une attestation de PACS avec la carte grise. Ensuite, l’utilisation de votre voiture personnelle doit être justifiée.
Concrètement, cela signifie que vous devez pouvoir démontrer qu’il n’existe pas d’alternative viable en transports en commun, ou que le temps de trajet serait déraisonnable. Certaines sociétés de portage, comme plusieurs acteurs du marché, fixent des critères clairs : soit le trajet est inaccessible en transports publics, soit il dépasse une heure trente. Si vous cochez l’une de ces cases, vous êtes éligible au remboursement kilométrique. Par contre, si vous habitez à quinze minutes du métro qui vous dépose devant les bureaux de votre client, la prise en charge risque d’être refusée.
Le barème publié chaque année par l’administration fiscale intègre déjà un ensemble de frais : le carburant bien sûr, mais aussi l’assurance, l’amortissement de votre véhicule et les frais d’entretien courant comme le changement de pneus. En revanche, les péages et le stationnement sont exclus de ce calcul forfaitaire.
Il faudra donc les déclarer séparément avec vos justificatifs pour obtenir leur remboursement. Le montant remboursé dépend de deux critères : la puissance fiscale de votre voiture et le nombre de kilomètres parcourus dans l’année à titre professionnel. Plus votre véhicule est puissant et plus vous roulez, plus l’indemnité augmente, mais attention, le plafond est fixé à 7 chevaux fiscaux. Si vous conduisez une voiture plus puissante, vous devrez vous contenter du barème correspondant à cette limite maximale.
Pour vous donner une idée concrète, si vous avez une voiture de 5 chevaux et que vous parcourez 8 000 kilomètres par an pour vos missions, le calcul se fera sur la base de la formule correspondante du barème. Les montants varient selon trois tranches de distance : moins de 5 000 kilomètres, entre 5 001 et 20 000 kilomètres, et au-delà.
Chaque tranche applique un coefficient différent pour tenir compte de l’usure et des frais fixes. Si vous utilisez un scooter ou une moto pour vos déplacements professionnels, sachez qu’un barème spécifique s’applique également. La logique reste la même avec des plafonds adaptés à la puissance de l’engin et aux distances parcourues. Pour les petites cylindrées inférieures ou égales à 50 cm³, le calcul est simplifié. Au-delà, la puissance administrative entre en jeu avec des coefficients qui varient selon que votre deux-roues fait 1-2 CV, 3-4-5 CV ou plus de 5 CV.
L’utilisation des transports en commun pour vos trajets professionnels peut également faire l’objet d’un remboursement. Certaines sociétés de portage proposent même une prise en charge à 100% de l’abonnement mensuel, à condition de fournir le justificatif d’achat. C’est une option intéressante si vous intervenez régulièrement sur un site accessible facilement par le métro, le train ou le bus. Les billets d’avion et de train pour des missions ponctuelles entrent aussi dans cette catégorie. Là encore, tout est une question de justificatifs.
Gardez précieusement vos factures et vos billets, car sans preuve écrite, pas de remboursement possible. L’URSSAF est assez stricte sur ce point et votre société de portage ne pourra rien faire passer sans documentation appropriée. Depuis quelques années, le gouvernement encourage aussi les modes de transport plus écologiques. Le forfait mobilité durable permet ainsi de bénéficier jusqu’à 500 euros par an si vous utilisez le vélo, le covoiturage ou les services d’auto-partage. Attention cependant, vous ne pouvez pas cumuler ce forfait avec les indemnités kilométriques classiques. Il faut choisir.
La question des trajets entre votre domicile et votre lieu de mission revient souvent. En principe, ces déplacements ne sont pas remboursables car ils sont considérés comme relevant de votre vie personnelle. Toutefois, des exceptions existent. Si vous travaillez avec des horaires décalés qui rendent impossible l’utilisation des transports en commun, ou si vous habitez dans une zone mal desservie, vous pouvez prétendre à une prise en charge.
De même, si votre métier implique une grande mobilité avec des changements fréquents de lieu de mission, l’argument peut tenir. Dans tous les cas, votre société de portage devra être en mesure de justifier cette prise en charge auprès de l’administration fiscale en fournissant tous les éléments nécessaires : distance entre votre domicile et le lieu de travail, horaires pratiqués, absence d’alternative en transports publics.
Parfois, accepter une mission implique de changer carrément de région. C’est là qu’interviennent les frais de déménagement et d’aménagement, une catégorie souvent méconnue mais qui peut représenter des sommes importantes. Si vous devez déménager pour démarrer ou poursuivre une mission, sachez que ces frais peuvent être pris en charge par votre société de portage dans le cadre de vos frais professionnels.
Les frais de déménagement couvrent le transport de vos meubles et effets personnels, mais aussi les frais de voyage pour vous et votre foyer fiscal. Vous avez droit également au remboursement des frais d’hôtel pendant la transition, ainsi que les dépenses liées à la recherche de votre nouveau logement. Sur ce dernier point, attention : seuls trois voyages-séjours maximum sont pris en compte, que ce soit en train ou en avion, pour vous et la personne qui vous accompagne.
Si vous devez entreposer temporairement vos affaires, les frais de garde-meubles entrent aussi dans le périmètre. L’essentiel est de conserver tous vos justificatifs : factures du déménageur, tickets de transport, notes d’hôtel. Sans ces documents, impossible d’obtenir le remboursement. Vous devrez également fournir un justificatif de domicile attestant de votre nouvelle adresse. Une fois installé dans votre nouveau domicile, vous pourriez avoir besoin d’effectuer certains travaux de remise en état.
Là encore, des frais peuvent être pris en charge, mais attention à bien faire la différence entre ce qui relève de l’aménagement professionnel et ce qui relève de la décoration personnelle. Les frais d’aménagement éligibles concernent exclusivement la remise en état et en service du logement. On parle ici du remplacement de revêtements de sols ou de murs abîmés, des travaux de plomberie nécessaires, du rétablissement des branchements électricité, eau, gaz et internet. La réexpédition du courrier pendant une période transitoire entre également dans cette catégorie. En revanche, tout ce qui relève de la décoration ou de l’achat de nouveaux meubles ne sera pas accepté.
La procédure de déclaration passe toujours par votre société de portage. Vous ne traitez jamais directement avec l’URSSAF ou l’administration fiscale sur ces questions. Concrètement, vous devez rassembler tous vos justificatifs et les transmettre à votre société selon les modalités qu’elle a définies.
Certaines proposent des plateformes en ligne, d’autres fonctionnent par mail ou par courrier. Pour les frais kilométriques, il est recommandé de tenir un récapitulatif précis de vos déplacements professionnels avec la date, le motif, le point de départ, la destination et le kilométrage. Plus votre documentation est précise, plus le traitement sera rapide.
N’oubliez pas d’indiquer la puissance administrative de votre véhicule, information qu’on trouve sur la carte grise. Pour les frais de péage et de stationnement, conservez systématiquement les tickets. Pour les transports en commun, gardez vos justificatifs d’achat d’abonnement ou vos billets. En cas de déménagement, constituez un dossier avec toutes vos factures et votre nouveau justificatif de domicile.
Un point important à comprendre : quand on parle de « remboursement » des frais professionnels en portage salarial, le mécanisme est un peu particulier. En réalité, ces frais sont prélevés directement sur votre chiffre d’affaires avant le calcul de l’impôt sur le revenu, puis réintégrés à votre salaire net après le prélèvement à la source.
C’est ce qui permet de bénéficier de l’exonération de cotisations sociales et d’impôts. Concrètement, si vous facturez 5 000 euros à votre client et que vous avez 500 euros de frais professionnels justifiés, ces 500 euros ne seront pas soumis aux cotisations sociales ni à l’impôt. Ils viendront directement augmenter votre salaire net. C’est toute la différence avec un indépendant classique qui devrait payer ces frais sur son revenu déjà imposé et cotisé.
Les frais de mobilité en portage salarial offrent une vraie souplesse pour gérer les coûts liés à votre activité professionnelle. Qu’il s’agisse de déplacements quotidiens ou d’un changement de domicile imposé par une nouvelle mission, les mécanismes de prise en charge existent et peuvent représenter des montants significatifs.
La clé réside dans la rigueur de votre documentation et dans votre capacité à négocier ces aspects dès le départ avec vos clients. Avec une bonne organisation et une compréhension claire des règles applicables, vous transformez ces frais en un véritable avantage du statut de salarié porté. A lire aussi :
SUIVEZ-NOUS
Qui sommes-nous ?
