Gérer la facturation, jongler entre les différents projets clients, assurer la gestion administrative sont autant de tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’activité des freelances. Suivre l’évolution de chacun de ces aspects du quotidien du travailleur indépendant nécessite la mise en place de processus et le recours à des outils permettant de collecter les informations relatives à ces tâches. Le but ? Assurer la rentabilité de son activité en facturant au juste prix.
Le suivi d’activité du freelance garantit au freelance une meilleure compréhension de la manière dont il dépense son temps. La mesure du temps passé dans chaque prestation permet au travailleur indépendant de mieux estimer son taux horaire et de facturer ses prestations en garantissant la viabilité de son projet d’entrepreneur.
Vous êtes freelance dans le domaine de l’informatique, dans le marketing et la communication, le consulting et dans les métiers du digital en général ? Vous souhaitez mieux comprendre comment élaborer votre suivi d’activité ? Nous revenons ici sur les principes du time tracking, des bénéfices et de l’utilité du suivi d’activité ainsi que les outils à adopter pour garantir sa réussite.
Le suivi d’activité englobe l’ensemble des actions et des processus qu’effectue un freelance pour compter ses heures de travail. Ces démarches prennent en compte :
Ce type d’informations permet au freelance d’estimer sa rentabilité et de mieux facturer ses services notamment. Cette analyse assure également au travailleur indépendant d’avoir une meilleure conscience du temps de travail qu’il met en œuvre dans chaque tâche et lui permet ainsi d’ajuster ses tarifs au fur et à mesure.
Par le passé le comptage des heures de travail se faisait à l’aide de tableurs ou de formulaires. Ces méthodes présentent l’inconvénient d’être chronophages et répétitives. Par ailleurs, elles permettent difficilement d’avoir une vision globale de l’évolution de la gestion du temps du travailleur indépendant. Avec l’évolution croissante du nombre de freelances d’année en année, divers outils ont émergé afin de répondre à leurs besoins. En effet, les outils de tracking d’activité dédiés aux entreprises présentent l’inconvénient d’être :
Les outils conçus pour aider les travailleurs indépendants à suivre l’évolution de leur activité prennent en compte la réalité et les besoins de ceux-ci.
Afin de réussir son suivi d’activité, le freelance a besoin de :
Par la suite, le travailleur indépendant doit activer le compteur ou minuteur au sein de l’application de comptage des heures de travail à chaque fois qu’il entame une tâche donnée. Au départ, il peut définir ou estimer un taux horaire pour une prestation ou un projet donné. Lorsque le projet prend fin, il pourra visualiser les résultats obtenus et comparer son estimation à ceux-ci. Si la rentabilité n’est pas au rendez-vous, le freelance devra :
Le recours à des outils conçus spécialement pour le suivi d’activité permet au freelance de :
Les solutions logicielles dédiées au suivi d’activité amènent leurs utilisateurs à :
Les applications dédiées au suivi d’activité permettent aux freelances de mieux comprendre leur activité et de mieux planifier leurs prestations tout en prenant en compte l’aspect managérial de leur entreprise.
Les outils de time tracking ou de suivi d’activité sont nombreux. Ils sont déclinés en versions gratuites ou payantes. Certains sont plus adaptés à un certain type d’activité (développement web, rédaction web, consulting en marketing, etc.) que d’autres. De ce fait, il est nécessaire d’établir la liste de ces besoins en amont du choix de l’outil.
Un développeur web peut, par exemple, recourir à des traqueurs de temps capables de se connecter à GitHub, Trello, Jira, ou tout autre outil de travail et de gestion de projet informatique qu’il utilise au quotidien. En effet, les time trackers pensés pour les professionnels de l’informatique peuvent se synchroniser avec leurs outils de travail collaboratifs afin de mieux remonter et estimer le temps de travail passé.
D’autres critères peuvent être pris en compte par les freelances lors du choix de l’outil de suivi d’activité adapté à leurs besoins :
En ce qui concerne les fonctionnalités de ces solutions logicielles, le freelance peut avoir besoin selon son domaine à des outils généralistes, ou d’autres, plus riches et plus spécifiques en options. Les fonctionnalités que l’on retrouve dans les outils de suivi d’activité généralistes sont :
Les outils de suivi d’activité plus poussés proposent des fonctionnalités qui englobent à la fois le time tracking et le calcul de rentabilité :
Le marché des outils de suivi d’activité et de time tracking comporte de nombreuses solutions, allant des simples pomodoros (minuteurs) aux outils de facturation embarquant des modules de time tracking.
Les outils gratuits et les plus faciles d’accès sont :
Les solutions de suivi d’activité collaborative et permettant d’assurer le suivi de projets regroupant plusieurs freelances ou des collaborateurs issus de l’entreprise cliente :
Les outils de facturation comprenant des fonctionnalités de suivi d’activité et de time tracking :
Les outils listés ici existent en version gratuite, freemium ou payante. Le recours aux versions gratuites ou freemium aide à mieux prendre sa décision d’acquisition d’un outil de suivi d’activité.
Après avoir choisi son outil de suivi d’activité, le freelance doit penser la manière avec laquelle il va l’utiliser pour en tirer profit de la meilleure des manières. L’utilisation de ce type de solution logicielle doit permettre de mieux comprendre comment gérer son temps afin de garantir la rentabilité de son business.
Le travailleur doit garder en tête que le calcul de rentabilité de ses prestations doit prendre en compte le temps dépensé dans les tâches administratives et commerciales pour lesquelles il n’est pas rémunéré, mais qui sont cruciales pour assurer la pérennité de son activité :
Lors de la planification de son emploi du temps hebdomadaire au sein d’un calendrier classique (de type Google Calendar par exemple) ou de l’outil de suivi d’activité (s’il comprend cette fonctionnalité), le freelance peut diviser ses journées et répartir son temps de travail en prenant en compte les projets à finaliser et les tâches à effectuer.
L’aménagement hebdomadaire de ses horaires de travail ainsi établi, doit permettre de vérifier la viabilité de ses estimations en matière de chiffre d’affaires par semaine. Cette méthode présente l’avantage de pouvoir anticiper rapidement les défauts de rentabilité. Le freelance pourra prendre conscience des problématiques liées à la profitabilité de son entreprise à la semaine et non au mois.
Il est à noter que cette méthode combine gestion de projet et suivi d’activité. En effet, la programmation hebdomadaire du temps de travail ne peut avoir lieu sans un travail de planification des différentes étapes permettant l’achèvement des prestations vendues aux clients. Par la suite, le suivi d’activité vient compléter ce travail organisationnel en y incluant la dimension financière et de taux horaire.
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