Les livrables en freelancing

Afin de réussir une mission, un freelance a besoin de connaître quelques bonnes pratiques lors du démarrage d’une collaboration avec un client ou une entreprise. Bien mener une prestation nécessite la maîtrise des codes de la gestion de projet. Parmi ces pratiques on retrouve la notion de livrable. Celle-ci garantit la définition des produits ou des éléments à livrer au client à chaque étape ou jalon du projet.

La définition des livrables dépend du cahier des charges fourni par le client. Il s’agit d’une étape qui doit se faire avant le démarrage de la prestation ou projet soumis au freelance. Vous êtes freelance et souhaitez connaître les modalités de définition des livrables ? Nous détaillons ici tout ce qu’il faut savoir à ce sujet : les enjeux derrière la spécification des livrables, les différents types de livrables, les erreurs à éviter, etc.

Définition d’un livrable dans le domaine du freelancing

Un livrable représente le produit ou le résultat à fournir au client à la fin d’une prestation ou d’un projet. Les livrables peuvent être fournis enfin de projet ou au fur et à mesure de la prestation. Lorsque les livrables sont effectués au fil de l’eau, ils correspondent à des lots de travaux. Les lots de travaux correspondent à un groupe de tâche précis débouchant sur une partie du produit final et qui peut être utilisée indépendamment de celui-ci. Un lot de travaux varie selon le secteur d’activité du freelance et peut être :

• une fonctionnalité donnée au sein d’une application web ;
• un lot d’articles issu d’une grosse commande d’articles ou de pages web ;
• une action précise issue d’un planning marketing ;
• etc.

Les livrables englobent différentes catégories de produits matériels ou immatériels :

• les éléments liés directement à l’expertise du freelance (application web, logo, articles, audit, etc.) sous forme de produits finis (site web, rapport PDF, fichier Excel, slides, photographies, etc.) ;
• les documents relatifs à l’avancement du projet. Ceux-ci permettent au client de suivre l’évolution de la prestation (compte-rendus, plannings, slides de présentation, etc.) ;
• la documentation et les notices explicatives (si nécessaire) relatives à l’utilisation, l’exploitation et la compréhension du produit final.

Il est à noter qu’un livrable doit répondre à certaines caractéristiques pour être considéré en tant que tel. Pour cela il est nécessaire que celui-ci :

• soit un résultat ;
• possède la propriété d’être tangible (fichier, e-mail, etc.) ;
• puisse être mesurable ;
• nécessite la définition d’une date de rendu.

Les modalités de livraison de ces différents documents et outils doivent être spécifiées en amont du projet (par e-mail, au sein d’un outil de l’entreprise, sur un serveur donné, sous format papier, etc.). Elles doivent comprendre : les dates de livraison, la liste des livrables, les fournisseurs. Après réception du livrable, il est conseillé d’établir un bon de livraison auprès du client.

FAQ sur la mise en place de livrables et de deadlines

Pourquoi mettre en place des livrables en freelancing ?

La définition des livrables avant le début d’un projet ou d’une prestation permet de définir le périmètre d’action du freelance. Correctement établie, la rédaction du contenu des livrables protège le freelance de tout abus ou réclamations ultérieures de la part du client.

Par ailleurs, le recours à la création de documents définissant les modalités de livraison présente d’autres avantages :

• répondre aux obligations présentes dans le contrat liant le travailleur indépendant à son client ;
• informer le client de la progression du projet et éclairer celui-ci sur l’état d’avancement des différentes tâches relatives à la mission du freelance ;
• diminuer le risque de malentendus et améliorer la communication entre le travailleur indépendant et l’entreprise qui fait appel à ses services.

La rédaction des documents définissant les livrables offre également un contexte propice aux échanges et à l’établissement d’une relation basée sur la transparence avec le client. De ce fait, le freelance peut profiter des réunions relatives à cette étape de sa collaboration avec le client afin de :

• clarifier les besoins de l’entreprise ;
• étoffer la prestation et proposer des services supplémentaires ;
• tisser un lien durable avec la structure qui le mandate (étape propice à la fidélisation client) ;
• etc.

Comment rédiger et présenter des livrables lorsqu’on est freelance ?

Un projet ou une prestation de service prennent place au sein d’un cadre chronologique qui définit leur début et leur fin. Ce cadre permet d’établir les différentes étapes de la mission du freelance et des livrables liés à chaque étape. Le livrable est donc étroitement lié :

• au cahier des charges de la mission (émis par le client en début de collaboration) ;
• à la charte du projet définie par le freelance (suite à la lecture du cahier des charges) et validée par le client.

La rédaction de la liste des livrables par les freelances doit prendre appui sur le cahier des charges fourni par l’entreprise. Par la suite, le travailleur indépendant sera amené à présenter sa proposition lors des différents échanges avec le ou les clients. Le but ? S’assurer de la satisfaction du client et de la prise en compte de tous ses besoins. La mission ne peut démarrer qu’après avoir reçu un accord explicite et écrit de la part du client concernant la validation de la liste des livrables proposés par le freelance.

Enfin, il est important de lier la facturation aux différents livrables à soumettre lors du projet. En effet, dans le cadre de la pérennisation de son activité, le travailleur indépendant peut avoir besoin de recevoir des fonds au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Quelles précautions prendre lors de la rédaction des livrables en freelancing ?

Les précautions à prendre lors de la définition des livrables peuvent être exprimées sous forme d’erreurs à éviter.

1. Ne pas lister avec minutie les livrables à soumettre en amont de la mission. Il est nécessaire d’établir la liste des livrables avant le début de la prestation et en se référant au cahier des charges et à la charte du projet validée par le client.
2. Démarrer la mission sans la validation des livrables par l’entreprise cliente. Démarrer la mission sans avoir reçu une confirmation de la part du client au sujet des livrables, c’est prendre le risque de ne pas répondre aux attentes du client. Il s’agit également de s’exposer à une perte de chiffre d’affaires conséquente en cas de non satisfaction du client.
3. Oublier de définir le nombre d’aller-retours après livraison. Des modifications peuvent être demandées par le client après soumission d’une première version du livrable. Afin d’éviter les pertes de temps et les abus, le freelance doit définir le nombre de versions qu’il peut fournir pour chaque livrable.
4. Ne pas déterminer les temps de réponse acceptés après la soumission d’un livrable. La planification du projet doit prendre en compte les temps que peut prendre un client avant de faire un retour après réception d’un livrable (48 h ? Une semaine ? Au retour des congés ?). Encore une fois, le but est d’éviter les retards qui peuvent avoir un impact négatif sur le chiffre d’affaires du freelance.
5. Ne pas exiger un bon de livraison.
6. Ne pas définir les modalités de facturation en fonction des livrables. Plus un projet pèse en matière de temps de travail, plus il est nécessaire d’échelonner les paiements en fonction des livrables. Des configurations de paiement du type : un tiers à la réception du premier livrable, un deuxième tiers lorsque la moitié du projet est atteinte et la totalité du paiement dû après réception du livrable final sont courantes dans le monde du freelancing. Ces pratiques permettent entre autres de détecter rapidement les mauvais payeurs.

Ainsi, lorsqu’on en vient à la définition des livrables, le maître-mot est l’anticipation des coûts en temps et en revenus.

Exemple : livraison d’un site web vitrine

Un client fait appel à un développeur web pour la conception d’un site web vitrine. L’entreprise cliente spécifie qu’elle aura besoin des services de développement web, mais également de la rédaction du contenu des pages du site. Le développeur web se lie à un copywriter, freelance également, pour la mise en place du site vitrine.

Les livrables dans ce cas de figure comprennent différentes livraisons intermédiaires :

• la maquette ou prototype du site web fournis par le développeur web ;
• la définition des personae ou profils des clients cibles dont aura besoin le copywriter pour rédiger le contenu de la page d’accueil et des landing pages (s’ils ne sont pas fournis au départ par le client) ;
• les contenus rédactionnels (établis par le copywriter).

À ce niveau du projet, la prestation du copywriter prend fin. Celui-ci a fourni les contenus rédactionnels nécessaires au travail du développeur web. Celui-ci continue la mise en place du site web. Les autres livrables à fournir sont :

• la première version du site web ;
• le détail des tests de validation du site web (si nécessaire) ;
• la version finale du site web et du code source nécessaire à faire fonctionner celui-ci ;
• la documentation liée au code source du site web (si requise ou utile).

Les deux freelances ont veillé, au départ, à définir le nombre d’aller-retours pour chaque élément livré. Le client est donc prévenu, au début de la mission, du nombre de modifications qu’il est en mesure de réclamer à chaque étape du projet. Ils ont également adapté la facturation du projet en fonction des livrables et ont reçu des rémunérations au fur et à mesure de l’avancement du projet.