La fiche signalétique est-elle indispensable pour une entreprise ?

Publié le Tuesday, June 22, 2021 par Anne-Fleur Carabin

Quelle que soit sa taille, une entreprise dispose de différents moyens pour communiquer sur son activité. Élaborer une stratégie de communication pertinente, peut par exemple, lui permettre d’augmenter sa visibilité et d’acquérir de nouveaux clients.

D’autres moyens, visant à communiquer sur les caractéristiques propres à l’entreprise s’imposent à elle dès sa création.

C’est l’objet de la fiche signalétique, qui est souvent un impératif pour les entreprises, permettant de renseigner sur leur date de création, leur date de fin, leurs activités, leurs situations géographiques ou encore d’autres informations à caractère plus confidentiel comme le chiffre d’affaires par exemple.

La fiche signalétique peut jouer le rôle de  » démarcheur  » à l’égard des clients et/ou des prestataires externes, puisque ces derniers s’intéressent davantage aux entreprises qu’ils peuvent identifier et dont ils perçoivent la croissance économique.

Il est donc difficile d’imaginer qu’une entreprise fasse l’impasse sur sa fiche signalétique car ce document est souvent déterminant pour attirer de potentiels clients et les prestataires externes.

Bien que la fiche signalétique de l’entreprise participe au positionnement sur le marché de la concurrence, elle revêt parfois moins d’importance selon la forme juridique dans laquelle est exercée l’activité.

Aussi, les consultants exerçant leur activité dans le cadre du portage salarial ne sont pas contraints de répondre aux exigences d’une fiche signalétique. Un allègement propre au portage salarial qui en fait un dispositif d’autant plus attractif pour les entrepreneurs soucieux d’exercer leur activité au sein d’un cadre simplificateur de formalités.

Qu’est-ce qu’une fiche signalétique et comment le portage salarial allège-t-il cette formalité pour les consultants portés ? Explications.

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La fiche signalétique d’entreprise : carte d’identité de l’entreprise

La fiche signalétique est une carte d’identité de l’entreprise recueillant les principales caractéristiques d’une entreprise telle que sa date de création, la situation géographique de son siège social, son ou ses activités ainsi que d’autres informations complémentaires que l’entreprise choisira d’y inscrire.

L’intérêt principal de la fiche signalétique est de pouvoir identifier l’entreprise. Une identification à l’égard des prospects, des clients, des prestataires externes (fournisseurs, sous-traitants) et plus généralement à l’égard du public.

Pour les prestataires externes collaborant avec l’entreprise, la fiche signalétique permet de référencer l’entreprise dans leur base de données interne.
En outre, la fiche signalétique constitue le support des contrats commerciaux avec les clients et les prestataires externes.

On retrouve la fiche signalétique dans le domaine commercial ; utilisée afin de sélectionner les entreprises à démarcher. En identifiant les principales caractéristiques de l’entreprise telles que la taille, le lieu, les activités, le chiffre d’affaires, etc ; il est possible de cibler les meilleurs prospects.

Quelles sont les informations essentielles de la fiche signalétique d’entreprise ?

La fiche signalétique présente l’entreprise. A l’image d’une carte d’identité, elle prouve l’identité et l’existence de la personne morale.

  • le nom de la société : il s’agit de la dénomination sociale de la société. Le nom distingue la société du nom des associés qui la constituent.
  • la date de sa création.
  • sa forme juridique : c’est une information que l’on retrouve dans l’extrait Kbis parmi les principales caractéristiques d’une entreprise.
  • l’adresse de son siège social : c’est l’adresse constituant le domicile juridique de la personne morale qui détermine sa nationalité.
  • son numéro SIRET ou SIREN et code NAF.
  • ses coordonnées : téléphone, adresse email, site Internet etc.
  • sa localisation géographique : l’entreprise peut avoir différentes implantations au niveau national
  • effectif et taille de l’entreprise : il s’agit du nombre de salariés dans l’entreprise
  • son secteur d’activité.
  • son chiffre d’affaires annuel.

Choisir le positionnement de l’activité

Le positionnement d’une activité désigne l’image de l’entreprise perçue par les prospects, clients, partenaires, concurrents etc.

Ainsi, pour déterminer le positionnement de son activité, le freelance doit s’interroger sur les valeurs véhiculées par son activité et son environnement, pour savoir comment se démarquer de ses concurrents par ses offres.

Le positionnement est en somme l’état d’esprit de l’entreprise.

Aussi, pour déterminer son positionnement, le freelance doit notamment se poser les questions suivantes :

  • Quelles sont les valeurs de l’entreprise ?
  • Qu’est ce qui caractérise le mieux l’activité ?
  • Qui sont les concurrents ?
  • Quelle est l’image actuelle de l’entreprise ?
  • Quel est l’environnement de l’entreprise ?
  • Quelles modifications doivent être apportées pour changer le positionnement si nécessaire ?
  • Comment se démarque l’entreprise grâce à son positionnement ?
  • Quels sont les points forts et les points faibles ?

Il faut cependant relever que le positionnement est évolutif puisque selon la croissance d’une activité et de l’évolution des cibles de clients, l’image et les valeurs de l’entreprise peuvent changer.

Comment la fiche signalétique participe-t-elle à la stratégie de communication d’une entreprise ?

En définissant les contours de l’activité

A l’image d’une stratégie de communication, la fiche signalétique peut contribuer à augmenter la visibilité de l’entreprise en communiquant des informations relatives à son actualité. Elle peut en effet mentionner les sites, médias et réseaux sociaux sur lesquels l’entreprise est présente et communique sur son activité. La fiche signalétique peut également renseigner plus précisément sur la gamme de services offerts par l’entreprise ainsi que les spécialistes et le personnel avec lesquels elle travaille.

Ces informations peuvent participer à se positionner visiblement sur le marché en mettant en avant les caractéristiques de l’activité.

En étant transparent sur les informations sensibles de l’entreprise

La fiche signalétique de l’entreprise peut mentionner des informations complémentaires sur la croissance de l’entreprise.

D’autres informations peuvent informer sur les valeurs de l’entreprise et son environnement.

Concernant les éléments relatifs au développement de l’activité, la fiche signalétique peut mentionner :

  • Les effectifs de la société
  • Le chiffre d’affaires annuel des 3 dernières années
  • Le résultat des exercices antérieurs

Concernant les valeurs de l’entreprise et son environnement :

  • Les activités secondaires de l’entreprise
  • Les partenaires de l’entreprise
  • Les clients
  • Les services proposés
  • La zone commerciale de l’entreprise : nationale/internationale
  • La politique RSE de l’entreprise : une donnée importante car elle renseigne sur les aspirations éthiques de l’entreprise.

Comment le portage salarial simplifie-t-il l’exigence de fiche signalétique de l’entreprise ?

Les consultants exerçant leur activité dans le cadre du dispositif du portage salarial ne sont pas directement concernés par l’élaboration d’une fiche signalétique puisque le fonctionnement du dispositif du portage salarial permet au salarié porté de déléguer diverses formalités à l’entreprise de portage salarial.

En effet, en tant qu’intermédiaire et employeur du consultant porté, la société de portage salarial prend en charge les fiches signalétiques des consultants portés lorsqu’elles sont demandées par leur clients.

De même, le consultant porté s’allège des formalités administratives relatives à la vérification de l’identité de ses clients puisque là encore, la société de portage salarial prend en charge la récupération de la fiche signalétique des entreprises clientes et vérifie les documents légaux attestant de l’existence de l’entreprise : KBIS, attestations de régularité fiscale et sociale etc.

Finalement, la fiche signalétique du consultant reste subsidiaire car c’est principalement par le biais de leurs supports de communication destinés à leurs prospects, que les consultants portés communiquent sur l’activité de leur entreprise : emails au client, prospections téléphoniques, rencontres physiques avec clients, supports écrits (plaquettes de services, flyers), site web de l’entreprise.

Anne-Fleur Carabin

Directrice d’AD’Missions et passionnée par la transformation du monde du travail, ma mission est d’accompagner nos consultants, par l’intermédiaire du portage salarial. C’est un mode de travail différent qui est adapté à l’entreprise d’aujourd’hui, organisée en mode « projet ». Vous souhaitez échanger sur vos projets ? Rencontrons-nous !

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