RH : Comment gérer mes ressources externes ?

Publié le Tuesday, August 31, 2021 par Anne-Fleur Carabin

L’innovation des entreprises repose en partie sur la qualité des talents avec lesquels elle travaille. Qu’il s’agisse des salariés internes à l’entreprise ou de prestataires externes, les compétences les plus recherchées ne sont cependant pas toujours faciles à trouver.

La fonction RH des entreprises constitue un pilier central de la réussite d’une entreprise car elle développe le capital humain de l’entreprise c’est-à-dire sa “ ressource humaine ”,  et contribue à se positionner avantageusement face à la concurrence.

Conscientes de l’importance d’une gestion optimale des recrutements, les entreprises n’hésitent plus à investir dans ce poste de dépense qu’elles savent très rentables lorsqu’elles collaborent avec des experts dans leur domaine.

L’externalisation des compétences est désormais une pratique courante pour beaucoup d’entreprises en raison des ses nombreux avantages, c’est pourquoi le recrutement des compétences externes augmentent rapidement.

En externalisant, les entreprises peuvent en effet enrichir leurs ressources humaines en ayant accès à des expertises difficilement employables en contrat de travail de longue ou de courte durée. Par ailleurs, l’externalisation présente l’atout majeur d’un recrutement rapide en comparaison à un processus de recrutement classique plus long et plus coûteux. L’externalisation permet enfin une flexibilité budgétaire que les entreprises n’ont pas lorsqu’elle recrute un salarié.

Alors que la crise sanitaire du Covid-19 confirme l’urgence de la flexibilité des recrutements afin de s’adapter rapidement à un contexte économique instable, comment gérer efficacement les ressources externes ? Voyons quels sont les avantages d’une gestion optimale des ressources externes et comment s’y prendre.

Une femme serre la main d'un homme en souriant

“ Ressources externes ” : de quoi parle-t-on?

Les ressources externes d’une entreprise désignent les personnes qui travaillent avec une entreprise cliente. Il peut s’agir de prestataires indépendants qui apportent leur expertise tout en étant distincts du personnel interne de l’entreprise cliente.

Autrement dit, les prestataires travaillant avec l’entreprise cliente n’intègrent pas la masse salariale de cette entreprise. Ils n’en sont pas les salariés.

Les profils des effectifs externes sont variés. Concrètement il peut s’agir de :

  • Freelance : le freelance est un travailleur indépendant dont l’activité peut être exercée dans le cadre de différentes structures juridiques : EURL, SASU, EIRL ou micro-entreprise.

Le freelance peut réaliser des prestations de services pour ses clients, auquel cas il détermine avec son client les critères de la mission ainsi que sa durée.

Le freelance peut aussi réaliser des prestations commerciales. Dans ce cas, le freelance doit fournir des produits convenus dans le cadre d’un contrat de vente.

  • Consultant : le consultant est un travailleur indépendant mettant ses expertises au service d’une entreprise cliente.

Généralement le consultant a un parcours riche et une expérience avérée apportant une réelle valeur ajoutée à l’entreprise cliente. Il peut exercer son activité de consultant dans le cadre d’une EURL, SASU, EIRL ou micro-entreprise.

De plus en plus de consultants font aussi le choix du portage salarial pour exercer leur activité de consultant en raison des nombreux avantages que le dispositif offre à la fois au consultant et à son client.

Aussi, une entreprise qui a recours à un consultant porté n’a presque aucune formalité administrative à gérer puisque l’entreprise de portage salarial s’en charge. Le contrat de prestation avec le consultant et son client sont gérés ainsi que les formalités liées à la rémunération du consultant.

  • Intérimaire : le recours aux intérimaires est plus courant pour certains secteurs d’activité dont l’activité augmente fortement à certaines saisons de l’année.
  • Société de services : les activités des sociétés de services sont variées et peuvent concerner le domaine informatique, la propreté ou encore la sécurité. 

Accéder rapidement à un grand choix de talents externes qualifiés

La diversité des ressources externes 

Le recours aux ressources externes est notamment motivé par l’absence de compétences en interne et difficilement accessibles sur le marché du travail.

Afin de pallier certains manques de compétences, les fonctions RH des entreprises se tournent vers les compétences externes. 

Parmi les avantages qu’offre l’externalisation, l’entreprise peut déterminer en amont la durée de l’intervention du prestataire externe afin d’avoir plus de visibilité.

En outre, le recrutement externe permet aux fonctions RH des entreprises d’avoir accès à un plus grand nombre de candidatures pour une compétence recherchée.

Une fois recruté, le talent externe ne nécessite pas de temps de coût de formation supplémentaire puisqu’en tant que travailleur indépendant, celui-ci met une expertise déjà expérimentée au service de l’entreprise cliente. La gestion des ressources externes par les RH s’en trouve facilitée.

Le recours aux talents externes est aussi motivé par le besoin de rapidité des recrutements en période de forte activité de l’entreprise. Contrairement aux processus de recrutement classiques, le recrutement de compétences externes permet de réduire fortement les délais d’intégration des effectifs externes aux équipes internes.

Recruter des talents externes pour réaliser un projet de courte durée 

L’absence d’impacts sur la masse salariale de l’entreprise 

La masse salariale représente une part conséquente des dépenses annuelles de l’entreprise car elle comprend toutes les charges liées au capital humain. 

Rappelons que la masse salariale représente la somme des rémunérations brutes versées par l’entreprise au cours d’un exercice or, le recours à des ressources externes à l’entreprise présente l’intérêt majeur de ne pas impacter la masse salariale de l’entreprise et ne génère donc pas de charges supplémentaires. 

Les effets positifs sur la performance globale de l’entreprise

Dans l’hypothèse où une entreprise nécessite des compétences supplémentaires pour mener à terme un projet spécifique, elle peut avoir recours à des talents qualifiés pour la durée du projet. Le renfort ainsi apporté par le prestataire externe recruté n’impacte pas la masse salarial de l’entreprise puisqu’il n’est pas salarié.

Par conséquent, ce type de recrutement permet à l’entreprise de maîtriser ses coûts et contribue à améliorer sa performance globale.

Savoir maîtriser les ressources externes

Les effectifs externes peuvent fortement fluctuer selon les besoins de l’entreprise et selon la durée des missions.

La fonction RH des entreprises doit donc veiller à bien maîtriser les mouvements de ces effectifs externes. Pour cela, elle doit pouvoir identifier les talents externes qui sont entrés et sortis de l’entreprise et les missions respectives de chacun d’entre eux.

Aussi, la fonction RH doit connaître :

  • L’identité du talent externe qui a travaillé avec l’entreprise :

Il s’agit ici d’identifier exactement le prestataire externe de l’entreprise car il n’est pas répertorié dans les dossiers RH de l’entreprise comme le reste des effectifs externes.

  • L’activité et les missions qui ont été réalisées :

L’entreprise doit pouvoir répertorier les différents prestataires de ses effectifs externes en sachant pour quel projet ils ont été recrutés et avec quels collaborateurs internes à l’entreprise ils travaillaient.

  • Leur localisation :

L’entreprise doit connaître où se situent géographiquement ses ressources externes afin de savoir comment elle peut les joindre.

  • Les outils communs entre l’entreprise et les ressources externes :

Il peut arriver que l’entreprise partage avec ses ressources externes des logiciels et applications communes afin de travailler sur un projet.

De même, certains prestataires externes peuvent être amenés à travailler avec le matériel fourni par l’entreprise.

Les RH de l’entreprise doivent être en mesure de connaître l’ensemble d’informations qui sont partagées avec les ressources externes afin de se prémunir contre les risques de pertes de données internes et protéger la confidentialité de l’entreprise à la fin des missions.

  • Les dépenses liées aux prestations réalisées par les ressources externes :

Ce point est important car l’externalisation a notamment pour but d’optimiser les coûts de l’entreprise et seul un suivi rigoureux des dépenses relatives à l’externalisation permet de connaître les économies réalisées.

Les outils concrets de gestion des ressources externes

Le panel de choix offert par les ressources externes et la multiplicité des entrées et sorties de chacun des talents ne permet pas toujours à la fonction RH d’agir efficacement, c’est pourquoi certains outils spécifiques émergent progressivement afin de gérer les mouvements des talents externes d’une entreprise.

Aussi, certaines technologies telles que VMS (Vendor Management System) permettent d’assurer une gestion globale des prestataires externes d’une entreprise.

Le VMS permet de gérer les différentes étapes d’un processus de recrutement externe en automatisant notamment :

  • les candidatures ;
  • la validation des candidatures ;
  • la validation du temps de travail des prestataires rémunéré;
  • la catégorisation du type de ressource : intérim, forfait, conseil, freelance,  assistance technique, portage salarial etc.

L’automatisation de la gestion des ressources externes génère un gain de temps précieux pour les fonctions RH des entreprises et permet d’avoir une vision globale et maîtrisée des talents externes.

En effet, l’entreprise peut avoir une visibilité sur ses dépenses et réduire ses coûts en raison de la simplification et de l’accélération du processus de recrutement.

En outre, l’utilisation des VMS vise aussi à améliorer la gestion des risques juridiques puisque cette solution logicielle digitalise les processus d’achat ainsi que l’accès aux documents contractuels. Il permet enfin d’enregistrer la performance des fournisseurs et de constituer un référencement fournisseurs pertinent.

Anne-Fleur Carabin

Directrice d’AD’Missions et passionnée par la transformation du monde du travail, ma mission est d’accompagner nos consultants, par l’intermédiaire du portage salarial. C’est un mode de travail différent qui est adapté à l’entreprise d’aujourd’hui, organisée en mode « projet ». Vous souhaitez échanger sur vos projets ? Rencontrons-nous !

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