Optimiser ses méthodes de travail en tant que freelance

Définition d’une méthode de travail

Une méthode de travail est un ensemble d’actions qui permettent de réaliser un objectif. Pour le freelance, il s’agit de savoir organiser son temps et de se donner un cadre dans lequel il pourra exécuter ses missions dans les meilleures conditions. La mise en place de procédures facilite la marche à suivre et de gagner du temps. La planification des tâches à mener au quotidien est indispensable au développement de l’activité du travailleur indépendant. Elle permet d’améliorer la performance, la productivité et le rendement tout en laissant un espace pour concilier vie professionnelle et vie personnelle.

FAQ autour de l’optimisation des méthodes de travail

Comment organiser son espace de travail ?

Créer un lieu de travail dédié

Disposer d’un véritable environnement de travail influence de manière notable la productivité et c’est la raison pour laquelle les espaces de coworking ont autant de succès. Travailler sur un bureau plutôt que dans un lit, sur une chaise plutôt que dans le canapé, permet de se mettre dans une ambiance propice à la concentration. L’idéal est de créer un espace uniquement réservé à l’activité professionnelle et séparé du reste de la pièce ou du logement par une cloison ou un rideau.

Éliminer les sources de distraction

Une fois le lieu de travail défini, il ne faut pas oublier de l’optimiser pour éviter d’être distrait. Un environnement propre et ordonné est la clé pour être efficace :

• enlever tous les objets de distraction (livres, magazines, documents inutiles, etc.) ;
• privilégier un endroit épuré et rangé sans mobilier excessif, les tasses de café, les vêtements ou les jeux d’enfants qui pourraient traîner ;
• mettre son téléphone en sourdine sauf quand il est nécessaire à l’accomplissement du travail ;
• organiser son ordinateur avec des dossiers et des sous-dossiers pour ne pas perdre de temps à chercher des fichiers ;
• ranger au fur et à mesure et ne rien laisser traîner.

Comment planifier sa journée de travail ?

Prioriser ses tâches

Toutes les tâches n’ont pas la même importance ni le même niveau d’urgence et ce n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Il est donc indispensable de les organiser par ordre de priorité. Plusieurs astuces permettent de mieux gérer son temps :

• tenir une « to do list » quotidienne et la mettre à jour tous les soirs pour le lendemain ;
• remplir son agenda avec les échéances à venir et les deadlines pour avoir une vision globale des choses à faire ;
• essayer de toujours avoir 24 h d’avance sur vos deadlines ;
• organiser des créneaux pour les imprévus ;
• consacrer une demi-heure le matin ou le soir pour répondre aux mails ;
• commencer sa journée, voire sa semaine, par les missions compliquées et chronophages pour éviter de les reporter ou de se décourager ;
• se fixer des objectifs de durée pour chaque mission pour ne pas perdre de temps inutilement ;
• automatiser le processus de facturation en s’y consacrant une fois par mois pour tous ses clients, en préparant un tableau Excel au fur et à mesure des missions ou en utilisant une solution logicielle de facturation gratuite ;
• utiliser des outils d’organisation comme Trello ou Notion.

Utiliser la technique du Pomodoro

La technique du Pomodoro est une technique de gestion du temps particulièrement appréciée par les freelances. Développée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo, elle consiste à se concentrer sur une tâche pendant 25 minutes, à la manière d’un sprint, et d’enchaîner sur une courte pause de 5 à 10 minutes. Travailler avec une contrainte de durée permet de gagner du temps tout au long de la journée. La technique du Pomodoro peut être adaptée aux missions plus longues en réglant le minuteur sur 60 ou 90 minutes, par exemple. Elle peut être associée à un traqueur de temps comme Toggl pour suivre la durée consacrée à chaque mission ou à chaque client.

Appliquer la loi de Pareto ou « principe 80/20 »

La loi de Pareto se base sur le principe que 20 % des actions menées entraînent 80 % des conséquences et donc qu’un nombre restreint de causes produit la majorité des résultats. Ce principe de probabilité peut être facilement adapté aux méthodes de travail pour améliorer sa productivité. Il est intéressant d’identifier et d’éliminer les activités, missions ou clients chronophages, qui prennent 80 % du temps pour un résultat minime, afin de se concentrer sur les 20 % des tâches qui constituent 80 % de son chiffre d’affaires.

Lutter contre la procrastination

La procrastination est la tendance à repousser à plus tard les tâches jugées inintéressantes ou compliquées. Remettre les choses au lendemain met en péril le respect des deadlines. À force de procrastiner, le moral du freelance est mis à rude épreuve, car il ne parvient pas à tenir les délais, il réalise une prestation de piètre qualité et sacrifie son temps libre ou son sommeil pour faire face à l’urgence de la situation. L’enchaînement des nuits blanches et du travail bâclé forment rapidement un cercle vicieux qui peut avoir des conséquences dramatiques sur la bonne santé physique et mentale du travailleur indépendant.

Écouter son horloge biologique

L’attention n’est pas constante au fil de la journée. L’une des erreurs les plus fréquentes du freelance est de ne pas écouter son rythme biologique pour planifier ses missions. Certains moments de la journée ou de la semaine plus propices au travail. Les repérer est un bon moyen de gagner en efficacité au quotidien. Les actions complexes, qui demandent un gros investissement intellectuel, sont réservées aux périodes de forte concentration, alors que les tâches plus légères ou secondaires peuvent être réalisées pendant les intervalles creux.

Ne pas se disperser

La dispersion est l’ennemie de la productivité. Pour le freelance, être multitâche est loin d’être une qualité, car ce fonctionnement pousse le cerveau à se déconcentrer en permanence. Lorsqu’une personne réalise plusieurs tâches simultanément, chaque changement d’objectif entraîne un temps d’adaptation pour retrouver le fil de sa mission. Le secret pour être efficace dans son travail est de faire une seule chose à la fois. Pour éviter de s’éparpiller, il faut vite revoir ses priorités :

• limiter les tentations comme les onglets ouverts sur les réseaux sociaux, LinkedIn, YouTube ou ses mails ;
• mettre son téléphone sur silencieux et les applications comme Slack en sourdine ;
• se focaliser uniquement sur la mission en cours ;
• utiliser un petit carnet pour noter les pensées parasites pour ne pas être tenté de réaliser quelque chose d’autre « avant d’oublier ».

Prendre le temps de respirer

Les indépendants ont souvent tendance à s’enfermer et d’enchaîner les heures dans s’accorder d’espace de respiration. Ils risquent le surmenage. Paradoxalement, faire des pauses à intervalle régulier est une solution pour gagner du temps. Il est parfois compliqué de rester focalisé sur une tâche pendant une longue période. Pour être productif, il faut être en mesure de s’aérer l’esprit :

• s’accorder un quart d’heure de pause lorsque l’agacement ou le stress commencent à apparaître ;
• sortir pendant la pause déjeuner pour manger dehors ;
• passer régulièrement du temps avec des amis ou de la famille ;
• reposer ses yeux des écrans en regardant au loin de temps en temps ;
• se dégourdir les jambes en faisant de la marche ;
• faire de l’exercice physique ;
• décompresser en s’adonnant à la méditation ou à la sophrologie.

Mise en situation

Emma est assistante virtuelle freelance. Après avoir lancé sa micro entreprise il y a six mois, les clients et les missions se sont enchaînés. Elle se rend compte qu’elle passe beaucoup de temps sur son ordinateur sans pour autant être efficace. Après avoir analysé la situation, elle décide de revoir sa méthode de travail :

• chaque matin, après une séance de yoga et un bon petit déjeuner, elle consulte et répond à ses mails ;
• elle installe un outil de gestion et d’organisation en ligne, Trello, pour noter ses tâches et ses deadlines ;
• elle décide d’appliquer la méthode Pomodoro et de travailler par intervalles de 25 minutes suivies de 5 minutes de pause ;
• elle commence sa journée avec les commandes les plus urgentes et traite ensuite les commandes secondaires ;
• quand il lui reste du temps, elle prend de l’avance sur son planning ;
• le midi, elle essaie de sortir manger au parc ou au café du coin avec un ami ;
• à la fin de la journée, elle consacre une demi-heure au rangement de son bureau et de son ordinateur ;
• c’est à ce moment qu’elle prend du temps pour développer son réseau et préparer sa « to do list » pour le lendemain ;
• à la fin de chaque semaine, elle essaie d’identifier les moments productifs et analyser les pertes de temps afin d’ajuster son organisation ;
• elle définit une demi-journée par mois pour gérer la facturation et l’administratif.