Assimilés à tort exclusivement aux marchés publics, les appels d’offres peuvent aussi concerner les freelances et leurs activités.
L’appel d’offres est la procédure permettant à un acheteur potentiel de lancer un appel à projet pour répondre à un besoin Les réponses à l’appel d’offre doivent correspondre au cahier des charges établi par l’émetteur de l’offre (l’entreprise acheteuse).
L’appel d’offres doit générer plusieurs réponses permettant au commanditaire de choisir le meilleur prestataire pour la réalisation de son projet.
Parfois délaissés des freelances, les appels d’offres peuvent pourtant être de vraies opportunités pour développer une activité indépendante. L’intérêt est double pour les freelances : accroître sa clientèle et avoir accès à des clients privilégiés.
Répondre à un appel d’offres quand on est freelance demande cependant de comprendre qui sont les principaux acteurs de cette procédure et quelles sont les étapes clefs à respecter pour fructifier une procédure prometteuse pour les travailleurs indépendants.
Quelles sont les étapes clefs pour répondre à un appel d’offre quand on est freelance ? Faisons le point.
Identifier l’entreprise émettrice de l’appel d’offres
Lorsqu’un appel d’offres suscite l’intérêt d’un freelance, la première étape consiste à identifier l’entreprise émettrice.
A l’image de la préparation à un entretien d’embauche, le freelance devrait connaître les informations les plus importantes concernant l’entreprise à l’origine de l’appel d’offres.
Le freelance doit notamment s’interroger sur :
- La taille de l’entreprise
- L’identité des dirigeants
- La localisation de l’entreprise (ses implantations en France et à l’étranger )
- Son secteur d’activité
- Ses marchés
- Ses principaux clients (ou son type de clientèle)
- Ses produits
- Sa place sur le marché
- Ses concurrents
Il s’agit donc d’effectuer dans un premier temps un travail d’investigation important qui sera très utile au freelance afin de savoir si d’une part son profil peut correspondre aux besoins émis par l’appel d’offres et d’autre part si l’acheteur correspond aux attentes du freelance.
En effet, rappelons que même si le freelance est intéressé par un appel d’offres, il demeure libre d’aller au bout de la procédure de l’appel d’offre ou non selon l’image de l’entreprise avec laquelle il peut potentiellement collaborer.
L’importance du cahier des charges
Le freelance qui souhaite répondre à un appel d’offre doit être particulièrement attentif au cahier des charges prévu par la société émettrice.
Le cahier des charges est en effet le support accompagnant l’appel d’offre décrivant en détail des besoins de l’offre, du service à effectuer.
La clarté du cahier des charges à plusieurs intérêts dont celui d’attirer le prestataire/fournisseur le plus compétent et ainsi d’accélérer la mise en place du nouveau projet.
En outre, le cahier des charges est le support central pour le freelance et le client tout au long du déroulement du projet objet de l’appel d’offres et permet aux parties de négocier le contrat avant sa conclusion.
Les éléments phares de la réponse à l’appel d’offres
La réponse à l’appel d’offre doit être claire et facilement lisible pour l’acheteur. En effet,en matière de présentation, “ la forme influence le fond ” c’est pourquoi la présentation joue un rôle très important.
La rédaction de la réponse devrait mettre en avant une mise en page simple et utiliser une police adaptée pour décrire les réponses apportées aux besoins de l’appel d’offre.
L’inclusion d’un sommaire présentatif des points abordés et d’une annexe à la fin du dossier de réponse permettent également de structurer la réponse du freelance et de faciliter la lecture de l’acheteur.
Le cahier des charges est la boussole du freelance pour répondre à l’appel d’offres puisqu’il énumère les exigences de l’appel d’offres. La réponse devra donc être rédigée en suivant l’ordre des détails énumérés dans le cahier des charges.
Plus les réponses aux exigences de l’appel d’offres seront précises, plus elles sortiront du lot de réponses reçus par l’acheteur.
La décision de l’acheteur sera déterminée par des éléments concrets tels que :
- les délais pour réaliser le projet
- la qualité du service réalisé ou du produit
- le prix de la prestation : le prix fixé doit être en accord avec les tarifs du freelance et l’ampleur du projet.
- les solutions adaptées au projet
Certains appels d’offres mentionnent des compétences spécifiques pour réaliser un projet auquel cas le freelance devra justifier de son expertise dans sa réponse. Lorsque l’appel de l’offre ne le demande pas, les informations sur le parcours professionnel du freelance peuvent être ajoutées en annexe.
Le rôle du freelance dans le cadre d’un appel d’offre remporté
Lorsque le freelance parvient à remporter un appel d’offre, son rôle est central car il doit être particulièrement vigilant au bon déroulement du projet tout en gérant son activité.
En effet, le freelance sélectionné par l’entreprise acheteuse se trouve au commande du projet mais doit aussi assurer la gestion administrative de son activité telle que la facturation et les différentes déclarations fiscales et sociales.
Appel d’offres public et appels d’offres privés : savoir faire la différence
L’appel d’offres public concerne le domaine des marchés publics c’est-à-dire des contrats contrats conclus à titre onéreux entre un acheteur public ou privé et un opérateur économique public ou privé.
La différence avec l’appel d’offres privé réside dans le fait que l’appel d’offre est une obligation dans le domaine des marchés publics afin de trouver le prestataire qui correspondra au projet.
Les acheteurs publics sont les institutions ou les collectivités.
Les freelances peuvent avoir accès à ces appels d’offres publics en consultant certaines sources privilégiées telles que la BOAMP (bulletin officiel des annonces de marchés publics), ou le JOUE (journal officiel de l’Union européenne).
Dans le cadre du secteur privé, les entreprises acheteuses peuvent réaliser un appel d’offres via leurs canaux de communication tels que les réseaux sociaux par exemple ou bien sélectionner directement les prestataires indépendants.
Les entreprises restent libres de déterminer sur quels critères elles souhaitent sélectionner leur prestataire et le freelance est libre d’accepter les conditions de l’appel d’offres et de proposer lors de la négociation du contrat ses propres conditions d’exécution du projet à réaliser.
