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Transformer l’entretien professionnel en outil de pilotage performant

Publié le Tuesday, May 19, 2020 par Marjorie Darmon

La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale a instauré l’entretien professionnel. Il répond à l’obligation pour l’employeur d’« assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et de veiller à leur employabilité (maintien de leur capacité à occuper un emploi) compte tenu, notamment, de l’évolution des emplois des techniques et des organisations ».

Adm Entretien pro

Cet entretien doit être réalisé tous les 2 ans, pour chaque salarié, quel que soit son statut (CDD, CDI, contrat professionnel), et dans toutes les entreprises. De plus, cet entretien est obligatoirement proposé à tout collaborateur reprenant son activité après une période d’interruption relativement longue : congé maternité, congé parental d’éducation à temps plein ou partiel, arrêt maladie d’au moins 6 mois, congé sabbatique et mandat syndical notamment.

Un bilan doit également être effectué tous les 6 ans. Chaque nouveau salarié est informé lors de son embauche qu’un entretien professionnel aura lieu dans les 2 ans.

POURQUOI UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL ?

La finalité de cet entretien est d’échanger sur la situation professionnelle du salarié pour envisager les possibilités d’évolution professionnelle. C’est le moment de dialoguer sur les aspirations du salarié et d’identifier ses souhaits en termes de formation, mais aussi d’évoquer les projets et l’avenir de l’entreprise. Ainsi, le salarié devient acteur de son évolution professionnelle, en exprimant ses perspectives d’évolution en termes de qualification et d’emploi.

L’objectif global est de concilier les souhaits du salarié en matière de projet professionnel et la stratégie de développement de l’entreprise.
Il ne s’agit pas d’un entretien d’évaluation, comme peut l’être l’entretien annuel. Afin de bien distinguer les enjeux différents de ces deux formes d’entretien, il semble judicieux de les réaliser à des périodes différentes de l’exercice.

QUEL EST LE CONTENU DE CET ENTRETIEN ?

Le salarié pourra, au cours de cet entretien :

  • Réaliser le bilan de son parcours professionnel des 2 dernières années,
  • Faire le point sur les formations déjà suivies et leur impact sur son évolution professionnelle,
  • S’informer sur la stratégie de l’entreprise, son effet sur l’évolution des métiers, et les possibilités d’évolution au sein de l’entreprise,
  • Identifier et faire part de ses propres souhaits d’évolution,
  • Demander un bilan de compétences,
  • Etre informé par l’employeur des modalités de la Validation des Acquis de l’Expérience professionnelle (VAE). Il s’agit là d’une information obligatoire, spécifiée dans la loi.

Le salarié disposera donc d’un outil pour faire le bilan de sa carrière et la faire évoluer à moyen terme.

QUEL BÉNÉFICE POUR L’EMPLOYEUR ?

L’entretien professionnel permet à l’employeur :

  • D’identifier les compétences dont elle dispose en interne, et de déterminer celles qui lui font défaut,
  • De faire évoluer les salariés qui en expriment le désir, et de les garder au sein de l’entreprise,
  • De recueillir les besoins et les appétences de formation afin d’élaborer son plan de formation,
  • De communiquer auprès de ses salariés de façon plus personnalisée sur son activité et la stratégie mise en place pour la développer, voire faire évoluer cette dernière selon les propositions exprimées par ses forces vives. Les collaborateurs, de par leur expertise du terrain et des métiers, peuvent être source de recommandations fort pertinentes. Et ils les partageront d’autant plus qu’ils se sentent écoutés et pris en compte par leurs managers et leur direction.

L’employeur disposera ainsi d’un moyen d’optimiser les compétences humaines, en détectant les talents parfois cachés et en identifiant les manques. Il pourra aussi mettre en place la complémentarité des talents ou organiser des formations de salariés par d’autres salariés.

CONCRÈTEMENT, COMMENT L’EMPLOYEUR L’ORGANISE-T-IL ?

Afin que ce moment d’échange soit bénéfique, il est important que les collaborateurs comprennent bien ses enjeux et ce qu’ils peuvent y apporter. S’ils l’envisagent comme une obligation de plus et du temps perdu en paperasserie, l’objectif ne pourra être atteint.

Une information en amont peut être mise en place : réunion d’information, mail ou fiches explicatives, note de service : à chaque entreprise son mode de fonctionnement optimal. Cette information devra détailler le but de l’entretien et la façon dont il va se dérouler. Communiquer sur le support utilisé et demander aux salariés de le pré remplir peut également les aider à éclaircir l’intérêt du processus.

Cet entretien n’est obligatoire que pour les salariés ayant 2 ans d’ancienneté. Toutefois, convier chaque collaborateur permettra à l’employeur d’avoir une cartographie complète des compétences en interne, et un bon moyen d’envisager le plan de formation et les évolutions envisageables sur les mois à venir. Il permettra aussi de détecter les collaborateurs aspirant à plus de responsabilités, ou en manque de formation.

Prévoir chaque année une période pour la tenue de ces entretiens permettra à l’employeur une organisation plus sereine et les salariés auront de fait un repère fixe et commun en termes de planning.
L’entretien peut être mené par le manager direct, une personne des ressources humaines, voire un consultant extérieur.

ET APRÈS, QUE FAIT-ON ?

La loi est claire : l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un compte-rendu écrit, dont un exemplaire doit être remis au collaborateur. Dans la pratique, l’employeur rédigera ce compte-rendu et le soumettra à la signature du salarié quelques jours plus tard. Cela doit être réalisé rapidement, tant que l’entretien est encore clair dans les esprits de chacun. Le collaborateur pourra proposer des corrections si le compte-rendu ne lui semble pas fidèle au déroulement de l’entretien. Chacun disposera ainsi d’un compte-rendu exploitable pour la mise en œuvre des actions découlant de cet entretien (formations, avancement, changement de poste…).

En outre, l’employeur ou le consultant chargé de cette mission, aura tout intérêt à rédiger un récapitulatif de tous les entretiens effectués qui servira de base au plan de formation et pourra influencer les orientations stratégiques. Ce récapitulatif sera alors un vrai outil de pilotage des compétences, mais aussi une bonne base pour améliorer la fidélisation des talents et augmenter le niveau de qualité de vie au travail. N’oublions pas que des collaborateurs satisfaits de leur évolution et de l’écoute de leur employeur sont des salariés productifs et impliqués !

LE BILAN DES 6 ANS

Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif, appelé bilan de parcours professionnel, doit être rédigé, et une copie remise au salarié concerné. Il permet tout d’abord de vérifier que le collaborateur a bénéficié au cours de cette période des entretiens professionnels obligatoires. Ensuite, le bilan doit acter que le salarié a pu mener au moins 2 des 3 actions suivantes dans le cadre de l’amélioration de ses compétences :

  • Suivi d’une action de formation,
  • Acquisition d’éléments de certification par la formation ou par une VAE,
  • Progression salariale ou professionnelle (augmentation individuelle, nouvelles responsabilités,…).

LES SANCTIONS EN CAS D’ABSENCE D’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, s’il est prouvé qu’au cours des 6 dernières années le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus, ni des actions spécifiées au bilan de parcours professionnel, l’employeur devra abonder le Compte Personnel de Formation (CPF) de 100 heures pour un salarié à temps complet et de 130 heures pour un salarié à temps partiel en versant à l’Organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) dont il relève une somme forfaitaire correspondant à ces heures (nombre d’heures ajoutées multiplié par un montant forfaitaire de 30 euros). Chaque année, avant le 1er mars, l’employeur adressera à son OPCA la liste des salariés concernés par l’abondement correctif et le nombre d’heures attribuées ainsi que la somme forfaitaire. Une addition qui peut s’avérer salée, en plus d’être contre-productive en termes de marque employeur.
S’agissant des entreprises de moins de 50 salariés, la sanction est laissée à l’appréciation du juge.

EN CONCLUSION

Si l’entretien annuel a pour but d’évaluer les performances du salarié, l’entretien professionnel s’inscrit dans une logique à plus long terme. Où souhaite être le collaborateur dans les mois ou les années à venir ? Quels talents veut-il développer, ou acquérir ? Quelles sont ses ambitions professionnelles ?
Ici, pas question d’évaluer la qualité du travail ou de parler des performances ! C’est même interdit.

L’entretien professionnel s’inscrit dans une vision à moyen et long terme, et vise à concilier les intérêts de l’entreprise avec ceux du salarié dans une perspective d’avenir. Le salarié devient véritablement le copilote de son projet professionnel.
Il permet également à l’employeur de connaître tous les talents de ses salariés, et d’obtenir une représentation précise des compétences dont il dispose en interne ainsi que de la volonté des salariés d’évoluer dans l’entreprise.

Il est donc un véritable outil pour piloter l’organisation et mettre en œuvre les actions en phase avec la stratégie globale, tout en tenant compte des stratégies individuelles.

Comme disait Aristote : « Là où vos talents et les besoins du monde se rencontrent, là se trouve votre vocation ».

Marjorie Darmon

Marjorie Darmon est directrice Administrative et Financière à la carte. Organiser et structurer la fonction administrative et financière – Améliorer les méthodes de travail et les outils – Piloter l’activité de façon efficiente.

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